Kenapa-Eventmu-Harus-Didokumentasikan-Ini-5-AlasannyaSeberapa pentingnya sebuah dokumentasi dari event yang Anda adakan? Bila Anda masih ragu untuk mendokumentasikan event dengan baik, maka coba baca baik-baik beberapa poin yang saya ulas dalam artikel berikut ini. setelah itu saya yakin Anda tak akan pernah lagi membiarkan event yang penting terlewatkan begitu saja tanpa terdokumentasikan.

Beragam event penting kita lalui setiap harinya. Mulai dari event biasa, berbau bisnis, acara keluarga, maupun event komunitas. Bisa juga event-event berbau pendidikan seperti seminar, diklat, kajian dan sebagainy. Nah, seberapa penting dokumentasi dari event?

1. Dokumentasi Sebagai Arsip dan Media Pembelajaran Ke Depannya

Dalam sebuah event semacam seminar, dokumentasi sangat penting sebagai arsip dan bukti kegiatan. Bayangkan seandainya acara yang Anda adakan tak didokumentasikan dengan baik. Selesai acara, selesailah semuanya. Dekorasi yang mahal dan indah, hasil kerja tim dekorasi akan segera sirna begitu acara selesai. Berbagai sambutan, nasehat ataupun arahan dari tokoh yang dihadirkan dalam acara tersebut juga perlahan sirna dilibas waktu.
Sebaliknya, jika acara Anda diarsipkan dengan baik, berupa file foto ataupun video yang bagus, maka sewaktu-waktu dibutuhkan Anda tinggal membuka dokumen tersebut.

Selain itu arsip dari dokumentasi sebuah acara yang pernah diadakan bisa menjadi bahan pembelajaran. Dalam seminar misalnya, ketika peserta lupa akan materi yang disampaikan.

2. Sebagai Pertanggungjawaban, Dokumentasi Event Lebih Memudahkan Presentasi

Jika event yang Anda adakan ada kaitan dengan pihak sponsor, tentu mereka meminta laporan kegiatan. Dengan dokumentasi berupa foto maupun video tentunya laporanmu akan lebih mudah diterima. Ketika laporan kepada sponsor bisa rapi dan memuaskan, maka tak menutup kemungkinan mereka akan bersedia menjadi sponsor event Anda di waktu lain.

3. Dokumentasi Bisa Juga Dijadikan Souvenir

Dalam event penting, dokumentasi yang baik bisa dijadikan bagian dari souvenir untuk para peserta. Misalnya dalam event seminar nasional dan dihadiri tokoh-tokoh terkenal. Maka dokumentasi seperti video pasti dibutuhkan para peserta. Jika memungkinkan, jadikanlah video atau foto dokumentasi sebagai bagian souvenir yang mereka bawa pulang.

Souvenir berupa sebuah dokumentasi kegiatan bisa juga menjadi kenangan tersendiri bagi sebagian peserta. Misalnya mereka mengidolakan salah satu pemateri/nara sumber, tentunya mereka tak bosan-bosan memutar penyampaian dari di pemateri tersebut.

4. Pentingnya Dokumentasi Sebagai Bahan Promosi

Bagi Anda yang punya kepentingan sebagai penyelenggara acara (EO) tentunya sebuah dokumentasi sangat penting sebagai bukti kerja tim. Itu adalah alat promosi kepada calon pengguna jasamu kelak. Para pelanggan baru tinggal melihat dokumentasi event Anda sebagai bagian portofolio.

Nah, jika sudah terarsipkan dan terdokmentasi dengan baik, maka Anda nggak perlu repot-repot berbicara panjang lebar bercerita. Cukup tunjukkan video acara yang sukses, maka calon pengguna jasa akan segera mengerti bahwa jasa Event Organizer yang Anda miliki telah bekerja secara profesional.

5. Dokumentasi Event Sebagai Bahan Evaluasi, Baik Bagi Tim Penyelenggara Maupun Pihak Lain Yang Berkepentingan

Dokumentasi event yang Anda selenggarakan juga menjadi bahan evaluasi ke depannya. Misalnya saat menjadi penyelenggara konser ternyata terjadi kericuhan. Jika ada video dokumentasi, maka Anda tinggal mengamati bagian sudut mana yang kurang aman, kurang pencahayaan dan sebagainya.

Dalam sebuah acara seperti seminar dokumentasi bagi narasumber penting sebagai evaluasi pribadi untuk meneliti apakah penyampaiannya sudah tepat sasaran dan mudah dipaham. Bagi narasumber tentunya perlu mengamati “penampilannya” saat di depan peserta, demi perbaikan dan peningkatan kualitasnya di masa mendatang.

Jadi sudah tahu bukan, bahwa event Anda memang harus didokumentasikan dengan baik. Nah, untuk urusan dokumentasi berbagai acara dan event, jika memang kurang peralatan, kurang mampu mengolahnya dalam bentuk video, serahkan saja pada ahlinya. Konsultasikan saja kepada Mas Bos Multimedia.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *